教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】
フクロウ

大学職員内定7つ獲得!200倍の選考突破したフクロウです

ねこ

大学職員教務課どんな仕事?

大学職員の仕事といえば「教務課志望」という方は多いです。

中には何となくのイメージだけで教務課を志望する人も

この機会に大学職員の仕事について本日は「教務課」を解説。

この記事で得られること

✓大学職員の仕事がわかる
✓教務課に向いている人とは?
✓大学職員として教務課に興味がある

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フクロウ

2023年は↑ここから42名の大学職員の内定者が出ました

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目次

大学職員で教務課を目指す人が多い理由

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】

教務課は大学職員の中でも一番大切な学業の運用を担当を行います。

フクロウ

教務はまさに大学職員の花形だという人も多い

学生の本分は勉学であり、その中心を担っているのが教務課だからです。

具体的には授業管理、成績処理、教員対応の窓口などを行っています。

大学職員の志望理由の一つ「学生を支えたい」といった理由を果たすために教務課はイメージしやすく目指す人が多い

また、教務課の人員は当然ですがその大学の学部ごとに必要です

つまり、大学職員に占める教務課員の数がそもそも多いので、大学職員のなかでも門戸が広いことも理由の1つ

ねこ

とはいえ、大学職員倍率高くて難しいでしょ

フクロウ

大学職員を目指すならまずはES(エントリシート)を通すことから始めてください

教務課の役割と責任

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】
ねこ

教務課の「役割」とは?

これは意外と大学職員の面接で聞かれる質問でもあります。

教務課は、大学における教育活動の中心的な部門であり、学生の入学から卒業までの教育プロセスを管理・運営しています。

ねこ

どんな業務が主業務?

主な業務・・・
学籍管理、時間割作成、成績管理、入試対応各種証明書の発行など

教務課の大学職員は大学の顔ともいえる重要な役割を担っています。

学生生活の中心となる教育活動を支えるため、細かな事務処理や迅速な対応が求められます。

フクロウ

教務課に限らず、大学職員としてやりたいこと挑戦したいことは軸としてもっておくことが重要

まだ大学職員として志望したい理由が定まっていない場合はコチラを参考に

教務課はどんな仕事をしている?仕事内容は?

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】
フクロウ

教務課では学部の運営に関わる業務を行っています。

通常、大学では教員が講義や演習を行い学生が履修して学修します。

このような大学の活動は文部科学省令で定められた認可手続きに基づく寄附行為(※1)に従って実施されています。

※1 寄附行為とは学校法人の根本規則たるべきものであって法人の現在及び将来の在り方を規制するものであり、法律に定められた事項(必要的記載事項)のほか、法令の規定に違反しない限り、任意的な事項を定めることができるが、寄附行為の変更には一部の届出事項を除き所轄庁の認可が必要となります(私立学校法第45条、私立学校法施行規則第4条の3)。出典:文部科学省「学校法人制度の概要」

フクロウ

この単語の意味も私は一度面接で聞かれました。

ねこ

なんとなくわかってきたけどいまいちイメージつかない

教務課の仕事を理解するためには学部運営に関わる人々を想像することでイメージが湧きます。

フクロウ

まず教務課の窓口を訪れるのは?

ねこ

学生か大学教員かな?

その通りです。

教務課の大学職員は大学にある部署の中でも学生や教員との関わりが多いです。

教務課で行う仕事の中でも主に授業運営に関わることから、学生の進級や休学を管理する学籍業務、学期末に行われる期末試験業務などがあります。

ねこ

進級するために単位クレとか学生きそうね

その通りです。

その対応も教務課大学職員の仕事です

教務課の仕事は大学職員にとって基礎となる仕事ばかりなので、大学職員の仕事を理解するためにまずは教務課で行う業務をしっかりと理解しましょう。

ねこ

ということは教務課の仕事は学生と関わる機会が多いの?

フクロウ

結論は多い。

大学の教務課は新入生ガイダンスを行ったり、授業に関する案内を行ったりする学生にとって一番身近な大学の部署です。

皆さんも大学時代に一度はその学部の学生事務部に行って職員と話したことがあるでしょう。その人が大学職員の教務課職員です。

そのため学生が困ったときにまず最初に相談に訪れる場所です。

シラバスの事から入試のことまで幅広く対応が求められます。

ですが、実は学生たちも「教務課の中にいる人たちがどんな仕事をしているか分からない」というのが正直なところです。

学生であれば問題ないですが、大学職員を目指す就活生や転職活動中の方なら知っておかないとマズいです。

まず、教務課の中にいる人たちは全員が大学職員ですが、正社員の専任職員だけではありません。

ねこ

どんな人たちがいるの?

派遣職員、嘱託職員、臨時採用職員、パートタイム職員など

異なる身分の職員が一緒に仕事をして自分の役割を果たしています。

ねこ

なるほど。でどんな仕事してる?

教務課で働く大学職員はいくつかのグループに分かれて仕事をしていますが、その中でも教務といわれる仕事は以下です。

授業運営に関わる仕事
学籍に関わる仕事
学期末試験に関わる仕事
成績管理・証明書発行に関わる仕事
入試に関わる仕事

授業運営に関わる仕事

こちらが最も教務課の仕事としてイメージしやすいですね。

大学では学部ごとに定めたカリキュラムポリシーに基づいて講義や演習を行います。

大学職員が教員のように講義をすることはありませんが、カリキュラム改正や教室割り当て、休講連絡など授業実施に関わる業務の多くを行っています。

そのため、教務課の大学職員よりも教授のほうがパワーがあります。

パワーバランスを理解したうえで面接での受け答えが必須です。

「大学職員として教授に指示を出して大学を良くしたい!」的な意見を述べることは、悪くないですが「こいつパワーバランス解ってるのか?」と思う面接官も多くいます。

学籍に関わる仕事

大学職員になればわかりますが、学籍番号はかなり重要です。

学生は入学した時点でひとりひとりに「学籍」という大学に在籍していることの証が付与されます。

学籍は学籍番号によって管理され、何万人も学生が在籍する大学であっても学生の数だけ学籍番号で学籍情報を管理しています。

フクロウ

教務課では学生ひとりひとりの進級履歴や休学、退学の手続き記録を管理して保管しています。

そのためこちらの管理はかなり厳密なルールがあり、自分の在籍する学部の学籍はクレカ番号並みに厳重注意です。

学期末試験に関わる仕事

フクロウ

大学設置基準第二七条と聞くと皆さんわかりますか?

教務課で働いている人で、大学職員であれば知ってるでしょう。

大学は単位制という制度の下、さきほどの条項のもとで、学生が在学中にカリキュラムに定められた単位数を修得することで卒業することができます。

大学の講義では成績付与のために学期末レポートや筆記試験などの学期末試験を行い、合格した学生だけがその科目の単位を修得できます。

教務課ではその学期に開講しているすべての科目で試験を行う手配をします。

想像通り大変な業務でありミスは許されません。

成績管理・証明書発行に関わる仕事

こちらもイメージし易い大学職員教務課の仕事です。

学期末試験の成績に基づいて付与された単位や成績はすべて大学で管理しています。

最終的に卒業に必要な単位数を修得したかどうかを判断するときに利用し、卒業後の証明書発行の際にも使用します。

ミスがあればトラブルどころか裁判にまるぞーとまで脅されながら仕事をします。

成績証明書は卒業しても申請されるケースがよくあるので卒業生のサポートも教務課が担っています。

入試に関わる仕事

フクロウ

入試については別部署があるのが一般的ですが、自分たちの学部の入試についてはしておく必要があります。

入試の部署の人間が全学部の入試について網羅するというより、各学部で入試の担当者も入試のことを理解しておくイメージです。

そのため在学生だけでなく、高校生の目線から大学をアピールし、志願者が増えるような施策を打っていくことも重要です。

そのため、教務課は在学生から卒業生、入試にといて高校生とあらゆる方への配慮が必要不可欠です。

教務課 以外の仕事が大学職員には多い?

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】

大学は学校法人であり、民間企業と単純比較できませんが基本的に大きな組織です。

そのため「大学職員」と一括りに言っても膨大な部署があります

学務部門
研究支援部門
図書館・情報サービス
国際交流部門
総務部門  
学生生活支援部門
学生生活支援部門
広報部門
技術サポート部門
入試部門
環境・持続可能性部門
資金調達部門

ねこ

おおすぎるわww

その中でも大学内では学部ごとに学生事務室があり、その学生事務室ごとに教務の業務を行う人が存在します。

長きにわたり 働く上では 教務課に一度は 配属になるかと思います。

しかし、大学では教務課のような機械化しやすい人員は減少傾向。

今後はそこで削減された人材が新たな部署に配属となり・・・・といった風にどんどん大学職員としての働く部署は増え続けているのも現状です。

ねこ

例えばどんな部署が増えてる?

これらは、テクノロジーの発達、社会課題への対応、グローバル化、キャリア教育の重視など、大学を取り巻く環境の変化に合わせた新しい部署の例です。

  1. データサイエンス学部
  2. AI倫理研究センター
  3. スマートキャンパス推進室
  4. キャリア教育開発部門
  5. 産学官連携推進本部
  6. e-ラーニング支援センター
  7. グローバル人材育成機構
  8. 地域連携・生涯学習推進室
  9. ダイバーシティ推進室
  10. 起業家育成プログラム室

ざっと上げるだけでも10もありました。

実際の設置は大学の方針次第ですが、このような部署を新設することで大学の機能強化が期待できます。

ねこ

どの部署を狙うのか考えものね

しかし、今考えるべきはいかに将来性のある条件のいい大学職員に就職できるかです。

中途半端な大学の職員になってしまうと5年後10年後 すぐに経営危機に陥り 大学職員になったことを後悔するでしょう

つまりは 大学職員の仕事内容 よりしっかりと 面接対策をして倍率の高い大学に内定を得られる努力をしてください

大学職員に就職や 転職したい人は絶対にそうするべきです

フクロウ

仕事なんて入ってから覚えればいい

今すべきことは大学を研究して将来性のある大学から内定を得ることにつきます

そんな中 私は大学職員の面接を30回以上受けてきて 有料 大学から7つの内定を獲得している経験があります

皆さんこんなに面接を受ける時間なんてないでしょう

ねこ

働きながら転職活動すると忙しい

だからこそ、私の対策サービスを コスパ よく利用される方がたくさんいます

ねこ

かなりの人数が利用しているのね

フクロウ

昨年はこちらから 大学職員の内定者が43名出ています

教務課では学生の履修登録に関する仕事をしている

公益財団法人はやめとけ!公務員との併願はすべきでない理由

教務課では学生の履修登録に関する仕事がよく言われる主業務です。

学生や保護者とのトラブルが起こりやすい業務でもあります。

学生が事前の登録をせず、自由に大学講義に参加してしまうと科目ごとの履修者を特定できず、学期末の試験が実施できないため成績付与ができません。

そのため、大学では学期の初めに履修登録期間を設けて学生たちがその学期に履修したい科目を登録します。

履修登録によって科目ごとの履修者が確定することになるため、履修登録をしなかった場合はその科目で成績を付与されることはなく、単位を修得することはできません。

フクロウ

学生が履修登録をして講義に参加するためには教務課で想像以上に事前準備が必要です

大学では学生が科目を履修登録して講義や演習に参加していますが、この当たり前に行われている履修に関する一連の動きには非常に多くの準備が必要となっており、これらの仕事を教務課の大学職員が行っています。

年度初めの4月に履修登録をして授業を開始するために実は前年の6月頃から準備を開始します。

そこから細分化できるくらい業務があるため、分割して教務課の大学職員が行っている「履修」に関する仕事内容を順に紹介します。

大学では前年度の初夏から来年度のカリキュラムを考えている

授業に関する教務課の大学職員の仕事にカリキュラム構成があります。

ねこ

ルーチン業務じゃね?簡単そう

フクロウ

そうではありません。

大学のカリキュラムは学部ごとに決まっていますが、毎年同じカリキュラムで実施されているわけではありません。

ディプロマポリシー(学位授与方針)といわれる「どんな知識・能力を備えた学生を輩出するか」といった方針や現代社会の課題解決・求められる能力に基づきカリキュラムの見直しや改正を行っています。

これがけっこう厄介で教授はもちろん、長く務める先輩教務課大学職員は、新人教務課職員へ監視の目を光らせます。

フクロウ

それくらいカリキュラムは重要。

カリキュラムに基づいて学生たちは学修することになるため、カリキュラムの見直しは新たに入学してくる新入生にとって非常に大きな影響を与えます。

そしてはじめに作ったカリキュラムの枠が間違っていて最後に気づいてしまうようなことがあれば、大問題となる。

そのため、各学部ではカリキュラム改正のためにカリキュラム委員会といわれるカリキュラム改正を専門に議論するための委員会を設置して、適切なカリキュラムについて何週間も集中的に議論を行います。

最終的には、カリキュラム委員会での検討内容を踏まえて、学部運営に関わる教員で構成される教授を集めた会議を行い進めていきます。

学部ごとにすべての科目の時間割を決めている

カリキュラム改正の議論を行い来年度のカリキュラムが決まれば、来年度に開講される科目が決定します。

フクロウ

次に各科目をどの教員が担当するかを決めなければいけません。

だいたい毎年、秋ごろ(10月〜11月)になると教務課の大学職員は来年度に開講するすべての科目について、科目を担当する教員に確認して決定します。

すべての科目の担当教員が決まると次は時間割の調整です。

来年度の開講科目が50科目だとしたら、50科目分の時間割を決めていきます。

単に組み立てるだけではなく、学生目線に立ちあたりまえですが、必修科目が重ならないように気をつけながら構成する必要があります。

ねこ

だるそうw

学部のカリキュラムにおいて、必修科目を設定している場合は学生が必ず履修できるよう時間割を調整しなければいけません。

複数の必修科目が同じ曜日・時限で開講されていると学生はどれかひとつしか履修できないことになります。

同じ学費を納める学生からすると、そういった不公平は原則あってはいけません。

そのため、必修科目など必ず学生が履修しなければいけない科目の時間割を優先的に配置して、なるべく多くの履修選択肢を学生に提供できるように時間割調整を行うことが教務課で働く大学職員の役割になります。

ねこ

なんかパズルをはめていくような仕事ね

フクロウ

そのイメージですね。

自分ひとりでそのパズルを完成させても、教授が一発オッケーなことは稀です。

自分のパズルに口出しされ「ほかの必修科目と調整したらここしかだめなんですー」といっても教授の方がパワーバランスが強いため時間の無駄です。

教授のいうことを尊重し、言う通りにするか、妥協案をだすか。

フクロウ

私は面倒なので、教授の言いなりになることも多かった。

でもこれは、大学職員としては△

学生目線に立つといくら教授に力があろうとも、お客様である学費を納めてくれている学生に向いて仕事をすべきです。

フクロウ

つまり、面接ではこの微妙な感覚を忘れてはいけません。

教授が強いと理解しながら、学生のために尽力する姿勢が確認されます。

ねこ

面接官はなんでそんなこと気にするの?

これは大学職員と倍率が関係します。

私のいう私立有名私大の大学職員は優に100倍を超える倍率です。

つまり、本気で受けに来てるのか?どこかの滑り止めなのか?判断に困ります。

優秀な人に内定を出しても、そういう人は他の大学職員でも内定を得るため、結局辞退されます。

そして採用目線から言う定員拡充目標に達せず採用担当は怒られます。

つまり、本気で内定承諾するそれなりの人に内定をだします。

その根拠がいかに大学職員という仕事を理解し、教授とのパワーバランスをわかっているか?そのあたりに尽きます。

中途半端な人はそのあたりの知識を抜かして受けに来るので私の大学ではすぐ落ちます。

例え優秀であろうともです。

そのあたりの、大学職員になるための小ワザはたくさん大学職員を受けてきた私だからこそ、そして大学職員として採用に携わった私だからこそ解ります。

内定を手っ取り早く欲しい場合はこちらを参照ください。

開講科目のシラバス執筆を教員へ依頼

フクロウ

シラバスって聞いてわかりますか?

大学で開講している科目にはシラバスといわれる授業実施計画や成績評価基準が記載された情報を公開しています。

1つの科目につきシラバスを1つ用意する必要があるため、新学期に向けて100科目以上のシラバスを準備しています。

シラバスの執筆は科目担当の教員が行いますが、大学で定められたシラバス執筆基準に則って適正にシラバスが書かれているかを教務課の大学職員がチェックします。

シラバスに不足がある場合は教務課の大学職員から科目担当の教員に直接、修正依頼や指摘を行います。

フクロウ

そしてやっかいなのがパワーバランスが教務課の大学職員の強い

大学教員は研究者です。

研究に関連するような授業も行いますが、シラバスの作製は自らの業務外という教員は多いです。

つまり、大学職員側で作成が必要なのです。

教員はある程度、職員が作ったものを見て確認し、口を出すって感じ。

また、シラバスには授業がいつあるのかも併記されますので、教室を抑えられるか?を考慮しつつ、全体的に必修科目を考慮しながら不平等のないような調整が欠かせません。

もちろん学生の補講日や、入試の日程等さまざまな大学の行事に被らないようなスケジュールが求められます。

また教授は、冬休みなどの長期休暇を利用して海外に研究活動へ出向くことが多いです。

連絡を取ろうともなかなか返事が来ず・・・ということもザラ

ねこ

仕方ないです。

教授からしたらシラバスなんであまり関心ないですから。

(中にはシラバス内容を教授がすべて作る方もいますし、そもそも大学の決まりを守りそうしている大学も多いです)

教務課では学生が履修登録をするための準備をしている

教務課の大学職員は、来年度のカリキュラムが決まり、科目担当教員や時間割の調整が完了してもそれだけで仕事は終わりません。

フクロウ

むしろこれからが本番です。

これからやっと、学生が履修登録ができるように準備を開始します。

たいていの大学では専用システムを利用した履修登録環境があります。

そして、そちらの年度ごとの構築はシステムエンジニア(SE)の力を借りる必要がある場合がほとんどです。

そのため、各学部の来年度授業情報を基に大学にある情報処理部署が一括して授業データを作成して、履修登録環境を構築します。

SEはシステムの知識はありますが、大学内のことは当然わかりませんので、教務課担当職員が二人三脚となって調整を行うことがほとんどです。

このように教務課で働く大学職員は、シラバス設計や、教授との調整で終わりということはなく、絶えず教員や他部署との調整や連携を求められます。

特定の分野だけに長けたプロフェッショナルではなく、どんな内容でも一次対応ができる柔軟性のある職員が重宝されますね。

教務課の大学職員は学生の履修相談にのる

ここでようやく学生が履修登録ができるようになります。

とはいえ、自分の大学時代のことを思い返してもそうでしたが「履修登録難しい」「システムわからない」ということが大量に起こります。

そのため、学生が自分で履修登録を行う履修登録期間になると、一定数の学生は必ず教務課の窓口に履修相談にやってきます。

大学では学部のカリキュラムに基づき、履修要項といわれる冊子を配布して履修モデルケースを公開するなど学生たちが迷わずに履修できるよう案内をします。

ねこ

具体的にどんな質問がおおいのよ?

よくある学生からの履修相談はこちらですかね。

【システムがうまく動かない】
→高校までにPCを触ってこなかった学生は今でも多いです。
PCリテラシーがある程度なければ履修登録は難しいですよね。
当然こういった学生に1から教えるなんてできませんから情報処理部署へつなぎます。

【履修要項のとおり履修できているか一緒に確認してほしい】
→これは心配ですよね。 少しのミスが留年などの進学に影響しますから。
これは丁寧に確認対応をします。教務課職員としても確認したのに、「結局間違っていた」とクレームになれば責任問題ですからね。

【去年、必修科目を落としてしまったがどのように履修を組めばいい?】
→これは意外と多い相談です。そして、こういった学生はいかに楽しく単位を得られるかを考えて相談してきます。あくまでも大学職員からして学生はお客さんですから丁寧な対応と寄り添う姿勢が求められます
といっても、頼られすぎたら何でもかんでもお願い!となるため、ある程度の距離感は大切です。
学生からの履修相談内容はさまざまですが、卒業に必要な単位数を修得するためには計画的に履修登録を行わなければいけません。
学生から履修相談を受ける教務課の大学職員は学部のカリキュラムについて誰よりも詳しい必要があり、履修要項を何度も読み込んで勉強することも重要です。

学生が抱える悩みによっては専門職を紹介する

教務課は学生にとって身近な大学の窓口です。

相談や悩みを抱えた学生が真っ先にやってくる場所であり、各学部ごとに窓口は設置されており、その学部に精通している大学職員が配属されています。

履修相談のように相談で終わる内容もあれば、研究内容に沿った専門的な相談を受けたり、深刻な悩みを抱えていたり、心身の状態が良くない学生がやってくることもあります。

フクロウ

そして、最近増えてきているのが「編入をしたい」という相談です。

大学内で別学部に編入や、他大学への編入もあり、入試についても在学生に案内することもあるくらいです。

学部一つとっても、大学全体のことを理解していなければ話にもならないのでより学生に寄り添うためには日々自己研鑽が欠かせません。

教務課職の日常業務

大学職員に転職したい【内定を7つ獲得した僕のコツ】

教務課の日常業務はお伝えしているように多岐にわたります。

学生の履修登録や成績入力、時間割作成、学位授与式の準備といった定型業務がある一方で、個別の学生対応や他部署との連絡調整など、その時々で異なる業務にも対応する必要があります。

そのため就職前は教務課に憧れていても、実際働いてみると「意外と難易度が高い、難しすぎる」といった声も多く出るのも事実。

具体的に大学職員の他の人はどんな1日を過ごしている?

教務課で勤務する大学職員の一日の流れは、大まかに以下のようになっています。

朝:
– 出勤し、メールや予定を確認する- 当日の業務内容を把握し、優先順位をつける

午前中:
– 学生からの問い合わせ対応(履修、成績、各種証明書発行など)
– 教員との連絡調整(シラバス作成、時間割調整など)
– 委員会や会議への出席と資料作成
– データ入力や書類作成

昼休み:
– 休憩をとりつつ、簡単な作業を行う

午後:
– 学生対応や書類作業を継続
– 授業関連の準備(教室手配、パソコン設置など)
– 他部署との打ち合わせや連携
– 翌日の業務の準備

夕方:
– 当日の業務を振り返り、翌日の計画を立てる
– メールのチェックと必要に応じて返信
– 定時で退勤するが、時間外勤務も多い

教務課の仕事は多岐にわたり、学生と教員の両方と密接に関わるため、臨機応変な対応が求められます。また、学期や年度の移り変わりに伴い、業務量の変動が大きいことが特徴です。

このように教務課の大学職員は、学生支援だけではなく、学生サービスの向上と大学運営の効率化という視点も意識しながら業務にあたっています。

しかしほとんどの大学職員は高い給料をもらっているため「その対価として頑張るか」といった感じでイヤイヤしがみついている人も多い。

それもそのはず、大学職員はびっくりするくらいの給料がもらえちゃいますからね。

教務課職の繁忙期はいつ?

大学職員質問面接

大学の教務課は、学生の履修登録や成績管理など、教育に関する重要な業務を担っています。

教務課の大学職員は忙しいとはいえ具体的にいつ忙しいのでしょう?

この部署では、1年を通して一定の業務量がありますが、特に以下の時期が繁忙期となります。

繁忙期は成績処理を行う7〜8月、2〜3月。

そして3〜4月は卒業から新入生対応といった事が山積みになるので1年で一番忙しくなります。

具体的にはこんな感じです。

教務課職の繁忙期

【4月】
– 新年度が始まり、新入生の履修登録業務に集中します。ガイダンスの実施や履修相談対応など、混雑が避けられません。

【7月】
– 前期の期末試験期間となり、試験監督や成績集計作業が重なります。場合によっては夜勤や残業が必要になることも。

【9月】
– 新学期が始まり、再び履修登録業務が増えます。編入生の手続きなども加わり慌ただしくなります。  

【1月】
– 後期の期末試験期間で、前期同様業務が集中します。次年度の準備と併せて働き盛りとなります。

【2月~3月】
– 新年度の履修登録に向けた準備作業が本格化します。シラバス作成や時間割編成など、重労働な期間が続きます。

このように教務課職では、特に学期の始め・終わりが繁忙期となり、長期休暇期間が実質的に無くなるケースもあります。

一方で稀に落ち着いた時期もありますが、全体を通して見れば相当なハードワークを強いられる職種です。

転職を検討する際は、このような仕事サイクルを理解しておくことが重要でしょう。

転職後に「大学職員の教務課を目指すんじゃなかった」という公開だけは避けてほしい。

体力と気力の余裕が必要不可欠な職種ですが、教育現場への貢献度は高いと言えます。

ご自身のライフスタイルや働き方との相性をよく考えた上で、後悔のない活動を^^

ねこ

効率よく大学職員になるにはこちら

教務課職に必要な知識・スキルとは?

教務担当に最も必要な能力は、ずばり「折衝力」です。

これは業務課の職員だけではなく大学職員に共通しているスキルでしょう。

しかし教務課はこの折衝力がお金持ちよりより重要

 理由は、教務担当は、教授と学生や外部の団体との架け橋になるのが役目だからです。

 教務の仕事はとにかく縁の下の力持ち的な内容。

例えば、授業日程の決定という形で教授と学生をつなぎます。

またある時は、実習の手配という形で教授と外部団体をつなぎます。

 教授という人種は、こちらから働きかけないとなかなか動いてはくれません。

一方で、無理に押しすぎると猛反発を受けます。

フクロウ

なんせ、教授にとって報告や手続きなどの事務作業は何の得にもなりませんから。

 なので、力加減をバランスよくコミュニケーションをはかる力、つまりは折衝力が最も大事になるのです。

ねこ

先生って結構ややこしそうね

教務課職には、大学の教育制度や事務処理フローに関する深い知識が不可欠です。

同時に、学生の立場に立って考え、柔軟に対応できるコミュニケーション能力も重要です。

PCスキルも高い水準が求められ、表計算ソフトや学務システムの使いこなしが求められます。

また、部署間の連携を密に取り、全学的な視点を持つことも教務課職の特徴といえます。

大学職員の教務課の魅力と難しさ

国立大学職員はやめとけ!?大学に就職した現役職員が語る「やめとけ」と真実
フクロウ

教務課職の魅力は、大学の教育活動の中心で仕事ができることです。

学生の成長を間近で見られるのは、やりがいにつながります。

一方で、多忙な業務や学生対応の難しさも存在します。

学生の要望に柔軟に対応しつつ、大学の方針に沿って業務を進める必要があり、ジレンマに直面することもあります。

教務課職は、大学運営の要となる重要な仕事であると同時に、ストレスの高い職場環境でもあると言えるでしょう。

教務課を中心に今回は紹介していますが、連絡職員には様々な仕事内容があります。

こちらの記事で具体的に紹介しています。

教務課職への転職・就職活動

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】

大学職員として教務課を目指す場合、新卒でも転職でも可能でしょう。

転職の場合は現在の大学の教務関連部署での経験が評価されます。

学生アシスタントやインターンシップなどで、教務業務への理解を深めておくことが有利に働くことも多いですね。

また、大学運営やプロジェクト管理に興味があることをアピールするのも良いでしょう。

ポイントは、どの大学にしかないプロジェクトで、キーワードを面接で盛り込むことです。

面接官からして「なんでそんな細かいプロジェクトのこと知ってるの?」と思わせたら志望度が高い志願者という印象が付き選考が有利に進みます。

ねこ

他にはどんなことに気をつけたらいい?

他にぼくの大学職員の内定を7つ獲得した経験を基に、5つほど簡単に紹介しておきます。

1. 自分に合った大学を選ぶ

教務課の業務は大学によって多少異なります。

自分の就きたい環境に合う大学を見つけることが大切です。大学の規模、教育方針、立地などを比較検討し、複数の受験対象先を絞り込みましょう。

2. 網羅的な大学研究 

受験対象大学の教育理念、組織体制、施設環境などを入念に調査しましょう。

す. 大学案内やWebサイトだけでなく、オープンキャンパスに出向いて現場の雰囲気も感じ取りましょう。

3. 経験とスキルのアピール  

職務経歴書では、事務経験の中でも特に教務課業務に役立つ実績を具体的に記載します。PCスキルや語学力なども武器になります。学歴は大学卒業以上が望ましいです。

4. 独自の自己PRを用意

教務課職への高い意欲と使命感を面接で熱く訴えかけましょう。

学生支援に関する自身の考えや、教職課程の履修経験なども自己PRの良い素材になります。

5. 徹底した面接対策

大学ごとに出題される質問や面接の雰囲気は異なります。

受験対象の大学の過去の面接情報を事前に収集し、想定問答集も作成しておきましょう。

模擬面接などの練習も重ねて臨機応変な対応力を身につけましょう。  

競争が激しい中で内定を勝ち取るには、高いレベルの受験対策が不可欠です。

しっかりと準備を重ね、理想の教務課職に就職できるよう全力を尽くしましょう。

教務課職のキャリアパス【大学職員として課長から部長まで】

大学職員への道は新卒採用でも内定可能?

教務課は大学職員の中でも基幹的な業務であることから長い目で見たキャリアパスで必ず必要な経験でしょう。

教務課職からは、教育企画や学生支援、入試広報など、大学の様々な分野へキャリアアップの道が開かれています。

フクロウ

実際どんな感じで出世していくのかイメージを持ちたい。

現役の僕の周りの先輩方を含め教務課のキャリアパスを紹介しておきます。
(大学にもよるので1つの参考程度に)

1. 教務課スタッフ

   入職後は教務課スタッフとして業務に携わります。

履修登録の受付、学生からの問い合わせ対応、データ入力作業などを担当します。
大学の規程や手順を理解し、実務経験を積むことが求められます。

2. 主任・係長

   数年の実務経験を経て、主任または係長として、業務のマネジメントを任されます。

部下のスタッフへの指導、業務の進捗管理、課題解決などのリーダーシップが必要となります。

3. 課長・課長補佐

   主任・係長を経験し、高度な実務能力と課題解決力が評価されると、課長または課長補佐として教務課全体を統括する立場に就きます。

このあたりで優良第f額では年収は1000万を超えてきます。

4. 教務部長

   教務課での実績が認められれば、教務部長として大学全体の教務運営を指揮する地位に就く可能性があります。

教育の質保証、大学執行部との調整、中長期的な施策立案など、大きな権限と責任が課されます。

【求められる能力】
– 大学の規程・制度に関する深い理解力
– 学生サービスに対する高い問題解決力
– 正確性と責任感を持った業務遂行力
– スタッフへの指導力とリーダーシップ
– 分析力と戦略的な企画立案力
– 幅広いステークホルダーとのコミュニケーション力

教務課職は、大学の教育の質を左右する重要な役割を担っています。

実務経験を積み重ね、能力を高めることで、キャリアアップの機会に恵まれます。

大学を支える重要な人材として、充実したキャリアを歩むことができます。

教務経験を活かしつつ、広い視野を持つことが重要です。

中には、教務課長や学長補佐など、大学執行部への登用につながるケースもあります。教務課職は大学職員としての基礎を築く良い機会といえます。

大学職員の教務課に就職したい方からよくある質問

教務課とはどんな仕事?【現役大学職員が仕事内容を公開】

私は大学職員の内定を7つ獲得しています。

また、こういったブログを運営しているため毎月たくさんの質問も寄せられます。

ここでは、大学職員で「教務課志望」の方から、私に実際よく届く質問を集めて紹介しておきます。

未経験からでも就ける可能性はありますか?

結論:大学によるので問題ありません。

教務課の業務には高い責任感と正確性が求められます。

学生情報を扱うため、高い倫理観と厳密な情報管理が必須です。

未経験者でも入職後の研修で知識を身につけられますが、事務経験や顧客対応スキルがあると有利です。

パソコンスキルや簿記の基礎知識も役立ちます。コミュニケーション力と理解力、strelon管理力も重要です。  

コミュニケーション力が試されますか?

結論:試されます

教務課では、日々多くの学生や教員と対応する機会があります。

お伝えしているように教務課では折衝力が重要となりますので、ただ単に言葉を発するだけではなく論理的に相手を気持ちよくさせお互い嬉しくなるような取引が求められます。

履修相談や成績問い合わせへの対応はもちろん、ガイダンスの実施運営や、教員への書類チェックや案内など、常に学内の関係者と連携を取る必要があります。

ステークホルダーも多いことから、わかりやすく丁寧なコミュニケーションが求められ、学生や教員に信頼されるような対応力を身につける必要があります。

仕事が遅いと大変でしょうか?

結論:大変です。

大学職員の仕事は基本的にマルチタスクです。

教務課の職員であれば先生や学生の間を取り持ちながら、物事がうまくいくことを常に複数平行しながら考えます。

そのため仕事が遅いと正直使い物になりません。

しかもこの遅い早いの判断基準は、大学職員にならないと分かりません。

いくら営業職で成績がいい優れた人間であっても事務所で能力があまりないということはあるあるです。

繁忙期とそうでない時期の業務量の違いは大きいのでしょうか?

結論は大きいです。

教務課の業務は四半期に一度の定期試験の前後や、新年度が始まる4月から5月頃が非常に多忙になります。

繁忙期前の業務の見直しと優先順位付け、効率化が重要です。

また、メンバー間で情報共有と役割分担をしっかりと行い、協力してこの時期を乗り越えるようにしています。

一方で夏休み期間は比較的落ち着いているので、有給消化の好機となります。

働く上でチームワークは重視されているのでしょうか?

結論は重要でこれも大学職員に限らずです。

教務課では課内でのコミュニケーションが非常に大切です。

ステークホルダーである教授や学生や外部の企業が数多く絡み合うことから、どのぐらいでのコミュニケーションを図に測っておくことが重要です。

業務がスムーズに回るよう、情報共有を徹底し、役割分担を明確にする必要があります。

また、定期的な課内ミーティングを開催し、課題の解決方法を話し合ったりしています。

プライベートでも仲が良く、助け合える環境が整っています。

フクロウ

コミュニケーションを大切にすることで、高いチームワークを発揮できるようにしています。

高い倫理観が求められると思いますが、具体的にどのようなことに気をつける必要がありますか?

教務課では、学生の成績や履修情報など、機密情報を多く扱うため、高い倫理観が求められます。

個人情報の取り扱いには細心の注意を払い、情報漏洩のリスクを完全に防がなければなりません。

また、公平性や中立性を保つことが重要で、特定の学生や教員を優遇したりしてはいけません。

倫理研修にも真摯に取り組む姿勢が不可欠です。  

教務システムなどの専門知識が不足している場合、どのように身につけていけばよいでしょうか?

働く前に専門知識があれば有利だけど必須ではない。

教務課に配属されれば、教務システムの使用方法や各種規程など、必要な専門知識を研修で身につけることができます。

また、先輩・上司からのOJTで実務を学びます。加えて、全国の教務課の大学職員を対象とした研修にも参加でき、他大学の事例から学ぶ機会もあります。

未経験からでも着実に知識を蓄積できるよう、さまざまな研修機会を用意しています。

他部署や他大学の教務課とどのように連携を取っているのでしょうか? 

教務課は学内の他部署と常に連携を取っています。

自分たちの教務課内で思ってることはだいたい他大学でも同じ悩みがあったりします。

こちらの解決方法の共有や、定期的な情報交換は必要不可欠です。

「情報交換会」という名目で大学との交流が定期開催されているところがほとんどなのではないでしょうか

他にも学生サービスセンターや教務企画室、各学部事務室などと業務で対応を協力しあっています。

また、他大学の教務課とも定期的に情報交換をしており、新制度への対応や課題解決のヒントを得ています。

大学コンソーシアムの分科会にも参加し、ネットワークを構築しながら最新の情報を入手しています。

キャリアアップの可能性についてお聞かせください。異動や昇進のチャンスはあるのでしょうか?

これは採用方法に戻ります。

即戦力採用と言われるジョブ型採用であれば異動を前提としないため昇進はできても移動の可能性は少ないかも。

ただ一般的な大学の教務課には、異動や昇進の機会があります。

まず同じ職種で別の大学に移ることも可能です。

また、係長職や課長代理、さらに上位職への昇進チャンスもあります。

長年の業務経験と実績があれば、大学全体で重要な役割を担えるよう登用される場合もあります。

専門職としてのキャリアを着実に積むことができ、大学という組織の中でさまざまな道が開かれています。

また年収も上がってくることも魅力の一つでそのためにキャリアを歩むモチベーションになります

長く勤められる環境でしょうか?転職を決める上で重視する点を教えてください。

教務課では、長期にわたって勤務することが可能です。

確かに繁忙期は多忙ですが、繁忙期やそうでない時の差があるため有給休暇の取得は比較的しやすい環境です。

また、教育機関ならではの長期休暇もあり、リフレッシュの機会に恵まれています。

さらに、学生や教職員と関わる喜びや働きがいも感じられます。

高い倫理観と誠実さが求められる反面、大学を支える重要な職種だと自覚できるのも大きなメリットだと感じています。

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